management assistent/medewerker secretariaat (20 uur)

Staat servicegerichtheid bij jou hoog in het vaandel? Zorg jij ervoor dat onze donateurs en vrijwilligers zich gewaardeerd en gehoord voelen? Ben je een flexibele teamspeler die houdt van een no-nonsense werksfeer? Ben je administratief sterk en bedenk je graag hoe processen efficiënter kunnen? Kom dan werken bij de Koninklijke Nederlandse Redding Maatschappij (KNRM).

 Wij zoeken een

management assistent/medewerker secretariaat (20 uur)

De KNRM redt mensen en dieren in nood op zee en het ruime binnenwater. Zo’n 1.500 professioneel opgeleide vrijwilligers staan dag en nacht klaar voor hulpverleningen en reddingsacties vanuit de 45 reddingstations, verspreid over Nederland. De KNRM bestaat al 200 jaar.

De KNRM is als goed doel volledig afhankelijk van donaties, giften en nalatenschappen. De KNRM ontvangt geen subsidie van de overheid.

Vanuit kantoor IJmuiden ondersteunt de beroepsorganisatie de vrijwilligers op de reddingstations om het reddingwerk veilig en professioneel uit te kunnen voeren.

Als senior medewerker secretariaat ben jij het eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers, donateurs, geïnteresseerden en bezoekers. Je bent vriendelijk, behulpzaam en oplossingsgericht.

Je bent proactief en altijd op zoek naar hoe het nog beter of efficiënter kan, met altijd in je achterhoofd de collega’s, vrijwilligers en de donateurs en andere KNRM contacten zo goed mogelijk service te verlenen. Je gaat gevarieerde taken uitvoeren in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is.

Verantwoordelijkheden:

• Vragen en verzoeken via telefoon en e-mail, van reddingstations, leveranciers, donateurs en anderen die contact opnemen met de KNRM, beantwoorden en afhandelen.
• Up-to-date houden van gegevens binnen onze systemen. 
• Is verantwoordelijk voor planning en verslaglegging van (een deel van) de vergaderingen en overleggen van de afdeling techniek en operaties.
• Organiseert regionale / landelijke bijeenkomsten en personeelsbijeenkomsten zoals lunchbijeenkomsten of introductiebijeenkomsten.
• Administratieve, project- en organisatorische ondersteuning organisatie op het gebied van operaties, techniek en logistiek.
• Verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie, stelt memo’s en notities op. Signaleert tevens urgentie en handelt hiernaar.
• Het signaleren van knelpunten in het gebruik van de CRM-systemen en het bijdragen aan oplossingen voor deze knelpunten.
• Bijhouden van de verwerkingsovereenkomsten en signaleren knelpunten in het kader van de AVG in samenspraak met de externe privacy officer.
•  Maakt deel uit van de BHV-organisatie.

Je werkt samen met:

• Intern: je directe collega(‘s) van het secretariaat en de andere afdelingen.
• Extern: vrijwilligers, donateurs en relaties

Je beschikt bij voorkeur over deze competenties en eigenschappen:

• Samenwerken in teamverband, feedback geven en ontvangen
• Pro-actief, neemt initiatief
• Servicegericht
• Communicatief en collegiaal
• Stressbestendig
• Nauwkeurig

Wat bieden we jou?  

• Een afwisselende en uitdagende baan in een informele werksfeer 
• Een functie in een unieke organisatie die een taak uitvoert die ertoe doet
• Een salaris tussen de € 3.200,- en € 3.600,- bruto, bij een fulltime dienstverband en afhankelijk van je ervaring 
• Een dertiende maand 
• Een goede pensioenregeling, zonder eigen bijdrage 
• Een fitheidsvergoeding 
• 27 vrije dagen op basis van een fulltime dienstverband 
• Een passende reiskostenregeling 
• Een studiekostenregeling 

 Voor de functie vragen we van jou:

• MBO/HAVO werk- en denkniveau
• Kennis van en ervaring met klantcontact en informatieve serviceverlening
• Kennis van en ervaring met Microsoft 365 (Word, Excel)
• Affiniteit met financiële/administratieve processen/werken in CRM-systemen
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Ervaring met ISO 9001
• Affiniteit met het doel en de missie van de KNRM
• Flexibel beschikbaar en in ieder geval standaard beschikbaar op woensdag en vrijdag

Wij zien je sollicitatie (CV en motivatiebrief) graag voor 10 februari 2025 tegemoet onder vermelding van “vacature senior medewerker secretariaat” per e-mail naar: HR@knrm.nl

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Gerda van Vliet (teamleider secretariaat) via hr@knrm.nl of via 088 9996012 (niet op vrijdag).